Sempre più frequentemente i datori di lavoro ricorrono alle agenzie investigative private al fine di sottoporre a controlli i propri dipendenti vuoi per esigenze di carattere difensivo, per la tutela del patrimonio aziendale, vuoi in relazione ad abusi perpetrati dal lavoratore (permessi 104, malattie e simili).
Il datore di lavoro deve però tenere conto di un robusto apparato normativo posto a tutela del dipendente (anche infedele), vuoi di fonte legale o contrattuale, delle pervasive regole vigenti in materia di riservatezza e dei principi definiti in tema dallo Statuto dei Lavoratori (legge n. 300/1970) che già limitava le possibilità di controllo per il tramite di guardie giurate (artt. 2 e 3) come con metodi audiovisivi e altri strumenti di controllo (art. 4).
Sistemi di controllo aziendali mediante audiovisivi e simili
La norma da ultimo citata è stata modificata con il Jobs Act (art. 23 D.Lgs. n. 151/2015); attualmente infatti
“Gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali….. In mancanza di accordo gli impianti e gli strumenti …..possono essere installati previa autorizzazione della Direzione territoriale del lavoro…Le informazioni raccolte …..sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196”.
La disposizione esonera dal percorso autorizzativo (in sede sindacale o ministeriale) l’installazione degli strumenti che servono al dipendente per eseguire la prestazione lavorativa e di quelli necessari per registrare gli accessi e le presenze; secondo il nuovo art. 4 S.d.L. tali informazioni sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro anche di carattere disciplinare.
Da notare le recenti pronunzie della Cassazione secondo cui (Ordinanza n. 8375/2023) si conferma come il sistema di videosorveglianza possa essere utilizzato per comprovare l’inadempimento disciplinare del dipendente; relativamente ai controlli difensivi la sentenza Cass. n. 25732/2021 si è pronunciata sulla legittimità del controllo dei dati informatici svolti dal datore di lavoro sugli strumenti assegnati al dipendente (pc, tablet, cellulari e simili) e sull’uso di tali dati a fini disciplinari, tenendo conto dell’equilibrio dei diritti in campo bilanciando gli interessi delle parti ex art. 4 della l. n. 300 del 1970, come novellato nel 2015, in relazione stretta al d.lgs. n. 196 del 2003 e s.m.i (legge sulla privacy).
La giurisprudenza ha poi chiarito che sia i controlli a “difesa del patrimonio aziendale” che i “controlli difensivi in senso stretto”, volti ad accertare specifiche condotte illecite sussistenti in capo a determinati lavoratori sono legittimi (anche per i fini disciplinari) solamente se adottati ex post, dopo l’accertamento dei comportamenti (sentenza Cass. n.18168/2023).
Fondamentale è, in merito all’uso dei vari devices aziendali; quindi, che il datore di lavoro fornisca ai lavoratori dipendenti una Policy illustrativa delle finalità dell’installazione dei sistemi di controllo, le loro caratteristiche, le modalità d’uso e di effettuazione dei controlli, le modalità e i tempi di conservazione dei dati e l’indicazione dei soggetti incaricati nonché delle sanzioni previste in capo ai dipendenti se trasgressori.
Controlli mediante agenzie investigative
Anche le agenzie investigative possono essere utilizzate per individuare eventuali condotte illecite dei dipendenti, anche in tale ipotesi i controlli devono rispettare avvenire la privacy e della dignità del lavoratore.
Sono vietate le indagini tese a verificare il corretto e diligente adempimento della prestazione lavorativa dei propri dipendenti.
Attraverso le agenzie investigative si possono tutelare sia i beni aziendali che l’immagine dell’azienda (Cass. Ord. n. 30079/2024) come anche sono ammessi i controlli tesi a verificare possibili comportamenti illeciti del dipendente estranei alle ordinarie attività lavorative (utilizzo dei permessi Legge 104), come sullo stato di malattia del lavoratore.
Sul tema si segnala la recente ordinanza della Cassazione (del 20 agosto scorso) n. 23578/2025 in merito ai disposti controlli da parte aziendale del rispetto dell’obbligo, posto in capo al dipendente, di garantire la reperibilità nelle fasce orarie stabilite dalla legge e dalla contrattazione collettiva.
Secondo la pronunzia i controlli, nel caso pedinamenti continuativi svolti da un investigatore privato per oltre 2 settimane, sono stati considerati eccessivamente invasivi della vita privata del lavoratore e realizzati in violazione dei principi di proporzionalità e minimizzazione, ribadendosi che in nessun caso può essere giustificato un sostanziale annullamento di ogni forma di garanzia della dignità e riservatezza del lavoratore.
Anche relativamente ai limiti di azione delle agenzie investigative si è formata una importante giurisprudenza; relativamente ai luoghi si è chiarito che i controlli tramite le agenzie sono possibili unicamente se non riguardano l’adempimento della prestazione lavorativa all’interno dei locali aziendali (pronunzie Cass. n. 25287/2022 e n. 17004/2024); i controlli debbono svolgersi al di fuori dell’orario di lavoro; sono invece legittime le verifiche nell’ambito dell’orario di lavoro onde accertare eventuali attività illecite o concorrenziali svolte dal dipendente; le attività investigative non possono riguardare la vita privata del dipendente se non rilevante rispetto ai fini lavorativi ed essere invasive e condotti senza violare la riservatezza del lavoratore (Cass. n. 34092/2021); i controlli debbono essere specifici, mirati e proporzionati allo scopo difensivo od accertativo che si intende verificare; in sostanza i controlli non possono tradursi in una attività di sorveglianza generalizzata o continua del dipendente (Cass. n. 18168/2023).
Si potranno quindi verificare ed accertare, con i controlli da parte delle agenzie investigative, i comportamenti illeciti del dipendente che possano generare lesione al patrimonio aziendale o se sono configurabili reati di abuso di diritti; normalmente si affidano agli investigatori privati le indagini onde perseguire le false malattie, le false timbrature, eventuali appropriazioni indebite o furti, atti di concorrenza sleale, l’utilizzo improprio di beni aziendali , l’illegittimo utilizzo di permessi legge 104 o simili. Nella pratica si conoscono indagini disposte relativamente a reati gravi commessi dal dipendente e di nocumento all’immagine aziendale.
Ritornando alla recente pronunzia della Corte di Cassazione n. 23578/2025, si tenga presente che i controlli difensivi del datore, in definitiva sono possibili unicamente se si è in presenza fondato sospetto di illecito ovvero se siano mancanti forme di controllo diverse e tali da assicurare la finalità dell’indagine disposta a carico del dipendente senza invadere la sfera privata del lavoratore e dei familiari (nel caso di specie la visita fiscale INPS che avrebbe verificato il rispetto delle fasce di reperibilità nel corso della malattia.
(M. Mazzanti)
